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面试——暗藏的项目管理武器

来源:PMI中国 发布时间:2015-12-24 16:26:59

作者:Samantha Bethke, PMP®

翻译:陈朋之 北京恒佳时代管理咨询有限公司首席顾问

 

PMI 注册教育机构(REP)北京恒佳时代管理咨询有限公司推荐

 

假设你受过项目管理培训,接受公司分配得第一个任务就是学会培训课程中要求的项目管理所需的所有技能,但是这些课程可能没有包含一个重要技能:面试。在整个项目生命周期中,组建合适的团队差不多和项目管理中所有其他任务同等重要。合适的团队成员能够促进信任、增强团队协作,并产生创造力,同时减低风险。相反,不合适的团队成员可能导致团队产生冲突,影响你与合作伙伴、干系人和客户的关系。

我喜欢周围工作的伙伴比我聪明。如果我知道所有问题的答案,那还需要你干什么?在开始面试之前,你首先要考虑自己的优势和劣势。通过招募合适的团队成员,你可以弥补弱项,并提升强项。例如,你将有一个重要项目,你自己擅长做计划,但不擅长整理文档并根据计划跟踪进程;此时你就需要一个项目协调员——理解项目管理,精通Miscrosoft Project软件,但是不一定需要有项目经理经验的人。相反,也许你对所有的规划、监测和控制任务这些环节非常熟悉,但是不太了解技术层面中的错综复杂,那你也许需要一个优异的技术架构师或技术经理。建立一支高效团队可以参考以下6点建议。

 

1.阅读任何简历之前明确对每个资源的需求

你的需求是什么?通常,我们把过多精力放在客户或用户需求上,但不会对我们自己的需求花太多时间。每个资源需要具备什么样的技术技能?应具备什么样的性格特征?一些个人特征是否会妨碍团队的整体成功?考虑每个资源将所处的外部环境,他或她是否会在客户环境中工作?是否需要极高的专业精神和工作能力,以免产生不和或是非?考虑你期望他或她将要完成的任务,每个资源是否需要特殊的知识或技能?这个职位是需要一个快速思维的人还是需要一个遵循流程的人?考虑你与那个人合作互动的场景。你所寻找的是积极主动、不需要过多指导的人吗?想象新资源工作一天的场景,而后想象适合这种场景的员工的类型。

 

2.会见候选人之前就着手落实面试

许多成功的经理和专业的招聘者一起工作,如果招聘者认为候选人信息与职位描述一致,就简单安排一个面试;但是我不是这样子的。必须记住两件事情:(1)招聘者的工作是保证招聘通道中总是充满候选人。(2)招聘者的工作是——只是——发现和招聘人才。他们不可能具备每个候选人的专业技能,因此无法知道具体专业技能的繁杂之处。

和我一起工作的招聘人员会告诉你,就像平时面试那样会拒绝许多候选人,我通常会仅仅基于简历而拒掉许多候选人。这并不是说我在和坏的招聘者一起工作,事实 上,正好相反。在这个行业里我和一些最受尊重的招聘者一起工作,包括在公司内部或者是职介机构的、社区的那些优秀招聘者。我最喜欢的一个招聘人员是托德。托德令人惊奇,比我遇到过的任何人更有激情和热情。和我工作几个月以后,我知道他已告诉他的高级领导,我是他最喜欢的一位经理。他喜欢我什么呢?当然这并不是因为我拒绝掉的候选人几乎和我面试过的候选人一样多。然而,事实上,这是其中的部分原因;我说部分,是因为他最喜欢的是,我每次拒绝了一位候选人时,我会告诉他拒绝的原因,而不只是简单地要求他提供更多的简历。并培养他进一步的洞察力,如何在下一次找到一个更好的候选人。他说,我提供的职位描述都经过了深思熟虑、字斟句酌,但是给他印象最深的是,我和他在审查简历的时候,我和他的非正式对话。

在我会见候选人之前,需要做的另一件事情就是审查他或她的简历。我觉得显而易见必须这样做,但是我认识的许多经理安排和候选人面试,在候选人进门之前从来不看他们的简历。我不是这样子的!在面试之前,我会审查他或她的简历,做好标志,写出我准备提问的问题。我会准备好一个落在字面上的问题清单;其中一些问题是用来进一步探讨候选人简历里提及的事情,其他问题则是我希望每个候选人回答的一些标准问题。

这听起来好像需要许多工作量,但不妨换个角度考虑。你对招聘者发送过来的每个“合格”的候选人进行面试。作为新人,你最好锁定整个星期来完成这个任务。给每个候选人安排一个小时的时间。通过15分钟到半个小时的了解,你发现这个候选人不是你需要寻找的人,但是最终还得走走过场。这其实只要之前稍微做一些工作就可以节约许多时间和精力。收到一份简历时,我会快速扫描一下以确认该候选人是否有望入选。如果他或她资质不错,我会花费不到半个小时,审查简历,收集针对简历的特殊问题和我希望每个候选人回答的问题。候选人来面试时,我思绪缜密,知道需要从面试中获取哪些信息以作决定。我的面试很少超过一个小时,也很少因为漏问问题而需要额外追踪。

 

3.简历可能有夸大

许多人在简历中明显夸大自己的经验。我不止一次地向候选问询一个特定的术语或技术细节,就会发现候选人只能挣扎着试图谈论了他或她不理解的东西。也许一些候选人美化简历,夸大他或她的个人经验;也许候选人会从职位描述中找到一个流行词并把它放到简历中,希望引起注意,却没有深入学习这个术语的含义。我必须承认,对于经常发生这种情况,我感觉很诧异。相反,许多人最终被证明是明星成员,但是其简历却欠活泼,缺乏生机。有时,像这些明星成员都常常是通过推荐被招聘,不需要花费许多注意力在简历上。有时人们只是简单说明他或她个人能够表现出色,但是却花很少心事在简历上。有时,尤其是你和一个专业技术能力非常强的成员一起工作时,你会发现他们却不是圆滑的商业写手或者沟通者。(你知道我说的是什么人,包括穿着拖鞋和扎染的T恤,把你的入侵防御系统彻底重新设计的网络管理员,或者是软件开发人员,他可以确切地说明一个功能如何工作,但却无法说清把一个手动过程实施自动化后的商业价值。)

如果我告诉你我面试过的每个人都有一份完美的简历,那一定是在撒谎;如果我说,面对不完美的简历的候选人,我都能够像发现一颗未经雕琢的钻石那样抓住机会,那也是在撒谎。亨利·基辛格曾经说过:“钻石本是一块煤炭,承受压力之后它却呈现美好。对于成员也一样。对他们施加压力,并不是一项艰巨的任务,结果他们可能会变成你的最好的团队成员。

 

4.对比候选人

有一些问题,我每次都会询问候选人。就像对拿着不同的苹果进行比较,我也会对不同的候选人进行对比,以免落入因为面试时感觉良好而做出选择的圈套。——这可以把那些只给身边人带来欢乐但是不出成果的人留给招聘经理。我进行面试时,通常会有三至五个对这个职位至关重要的关键技能。除了我问每一个候选人的标准问题以外,我的脑海里同时还会形成各种各样的验收标准。例如,如果我招聘的人所在的团队需要提供全天候的支持并有一个严格的服务水平协议,我需要的就是可靠的、负责任的人。糟糕的就业历史,或者候选人对为什么离开他或她的最后一个岗位给出了含糊不清的答案,将会产生一个红色的标志,我要在这些方面进行更多的调查。此外,面试第一位候选人后就准备聘用时,需要三思而后行;通常您有义务至少再面试一个人,——哪怕只是为了平息你脑海中质疑声。第二位候选人可能会让你思考一些新的问题,这些问题你没有问到第一个候选人;或者面试第二位候选人之后,可以让进一步肯定你最初的选择。

 

5.不要低估你的直觉

有一种特定的无形的东西在左右着面试。我无法给你一个清单,来说明我的哪些直觉曾经给我的暗示,但是我真的相信直觉,因为我只被欺骗过几回,而有两回后果却是非常严重。有一次在紧要关头,我的理想候选人在口头接受职位之后,却又放弃了。而那个职位却需要尽快去现场就职。我向我的经理汇报这件事情,简单说明情况并询问下一步做什么。他问我是否面试过其他候选人并且在技术上是合格的。确实有一个候选人技术技能合格,但是他的一些其他表现,使我本能地说不。我告诉我的经理这个候选人的情况,并说明了我直觉上的担忧,但他要求我就接受这个候选人以推动工作进展。我当时应该拒绝这个要求,但当时面临压力,所以我就按照经理的要求去做了。(我决不会再犯这个错误了!)候选人接受了职位,但从一开始就是一个灾难。我不愿再去谈论细节,但这个候选人在公司没有呆到一个星期就离开了。

 

6.哪怕已签署录用通知书,面试也未终止

你也许认为一旦签署录用通知,面试过程就已经完成。如果你真的这么认为,你可能失去了解你的最新团队成员的机会。一旦新成员加入团队,你仍需要察看他或她的日常工作作风。一个初级水平的人比高级水平的人可能需要更多的关注。有些人习惯在严格环境要求下开展工作,而另一些人则希望自由发挥最终完成你交给他们的任务。确定你与新成员如何携手合作,将帮助你最有效地对新成员放权,让他或她融合到更大的组织中,以便他或她可以旗开得胜。花些时间思考团队成员的工作方式,也将帮助你评估你雇用的人是否是你当初真正想要招聘的人。

项目管理通常涉及处理多项任务,同时需要管理你的时间。尽管开始一个新的项目看起来会让人畏惧,常常让人感觉有无数的事情要做,花些时间来整理你的思路并搭建正确的团队,最终一切就会随之改变。直到你真正搞清楚,一旦他或她开始工作以后你需要从他们这儿得到什么,你才能够期望为那个工作找到正确的人。在投入宝贵的时间与候选人见面之前要花几分钟时间了解一下潜在的候选人,同时记住简历可能会带有欺骗性。即使你非常喜欢你面试的第一个候选人,在做出快速决断之前,与其他候选人进行对比是一个非常不错的主意。一个好的项目经理会有一个计划,考虑所有的事实,并信任他或她的技能和经验。是的,他或她的直觉会引导他或她建立一支伟大的团队,并交付一个成功的项目。


 

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