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给你的项目创建一个家

来源:PMI中国 发布时间:2016-01-26 15:28:44

By Cameron McGaughy, Marian Haus, Lynda Bourne, Lung-Hung Chou, Bernadine Douglas, Kevin Korterud, Conrado Morlan, Peter Tarhanidis, Mario Trentim, Jen Skrabak, Dave Wakeman, Roberto Toledo

来源:www.projectmanagement.com 译:Yijunli(澳大利亚),焦春芳 PMI(中国)志愿者

 

你是否曾经参与过一个项目,项目成员和项目经理像迁徙的侯鸟一样?这种不确定状态不利于培养项目的凝聚力和目标导向,没有凝聚力的项目团队,项目的绩效会遭受损失。

 

以我的经验来看,一种很有效的增加项目凝聚力和项目聚焦的方法是拥有一个中心场所,使它作为项目在地理上和社会上的家。为了创建这么一个家,项目经理应该建立和运作一个“项目控制室”。对项目团队来说,项目控制室是一个高效交流重要项目活动的聚集点。我在过去创建过项目控制室,可以证明这是一种非常有效的增加项目团队总体绩效的方法。

 

这里有一些关于创建成功项目控制室并最终获得成功项目方面的阐述。

 

1.阐述项目的情况。项目控制室是一个快速概览项目情况的绝佳场所。可以通过使用绘图机在一张大尺寸纸张上打印关键的成果并发布在墙上来实现这个概览。概览可以包括但不仅限于项目的总体进度、当前状态信息、风险/问题列表、交付列表和里程碑状态。如果预算或者时间允许,项目团队可以通过投影到电视屏幕来实现虚拟打印,这样每周可以节约很多纸张!

 

2.增强合作。合理设计项目控制室来增加人们之间的沟通和交互。场所设施包括诸如团队会议区域,私人电话房间,连接电脑的电子投影,免提电话,良好采光,隔音效果和舒适的座椅。另外,项目经理和至少一名项目支持团队的成员应该常规性地在项目控制室为即时对话和会议进行支持。

 

3.提供一个可视化的项目目标。采用项目名称和目标作为项目控制室的标牌,使得过往员工可以看到。将它作为项目例会的场所。在项目启动阶段,与项目领导沟通将项目控制室作为项目和项目团队的家。考虑到降低费用以及最大程度利用时间,该控制室可以被多个项目所共享,每个团队可以申请一面墙作为项目的成果展示,或者不同团队持续地循环使用该房间。

 

4.确保每个细节起效。即便一些很小的细节也能对项目控制室产生影响。例如,有多少次你伸手去拿水笔想在白板上写下想法却发现水笔没水了?要为房间提供充足的办公用品,比如白板书写笔,便签纸,可以记录行动列表的大尺寸纸张,这样也有助于减少行政事务。另外,附近存储一些项目成员喜爱的小吃和饮料。众所周知,项目活动是多么需要花费大量能量啊!

 

要想增加凝聚力使得团队成员心无旁贷地高绩效地通力合作,创建和运作一个项目控制室还有很长的路要探索。

 

关于项目控制室,你有什么好建议吗?也许某种推荐的小吃或者饮料可以使得项目赞助商也经常积极地参加项目会议中呢? 


 

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