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精彩回顾 | 让PMO的价值被看见——沪江PMO运作与实践

来源: PMI中国 发布时间:2018-12-12 17:20:38

小编注:

互联网教育是互联网科技与教育领域结合的产物,它成功地颠覆了传统教育在时间和空间上的限制,并在诞生之际就在打破教育资源壁垒,实现教育公平方面被寄予厚望。近年,随着人工智能、大数据等新兴科技的落地,更是助力互联网教育开启了3.0时代,更加注重个性化教学服务,也更易于因材施教。目前,互联网教育行业尚未形成一家独大的格局,对企业来说未来极具挑战性也充满了想象空间。


沪江诞生于国内教育创业的第一波浪潮中。经过17年的成长,沪江已经从一个非营利性的英语学习BBS社区,发展成为国内最大互联网教育平台之一和中国领先的教育科技公司。2014年由于公司进入快速发展期,为提升管理效率成立了PMO。两年时间,PMO的价值充分得到管理层的认可,并于2016年被提升为集团一级部门。目前,沪江PMO在推动变革,规范流程,培养人才和影响组织行为等方面发挥更大的价值,推动沪江的战略有效贯彻和执行。今年,沪江PMO更是荣获PMI(中国)项目管理大奖之年度杰出PMO奖。


在2018项目管理大会的PMO分论坛上,沪江集团PMO总监马荣磊先生作为这一支业界领先PMO团队负责人,较为生动和完整地介绍了沪江PMO从无到有、从优秀到卓越的发展之路。


以下内容是根据马荣磊先生的演讲实录编辑整理而成。

 

沪江背景

沪江业务体系

 

沪江主要业务板块图


沪江的主营业务是互联网教育,主要分为两大块,一是自营业务,即沪江网校,二是平台业务,即CCtalk平台。沪江网校综合B2C课程矩阵,包括语言类、考研类、留学类、职业类、中小幼,以及独立品牌Hitalk。CCtalk平台是B2B2C互联网教育平台,成立两年时间,截至2018年5月31日,平台挂网课程数目达到85,095门,2,914家商户和54,392名网师入驻。


两大主营业务需要教育工具应用程序的支撑。应用程序,比如lightin轻外语、天天练口语、开心词场等。服务这两大平台的核心系统是智能学习系统。包括OCS课件系统、实时互动视频技术、智能题库、智能自测统等。背后还有大数据中心,是数据分析部门,专门做用户画像。



除此之外,沪江2015年成立了沪江“互+计划”公益项目,通过互联网技术解决贫困地区中小学生的学习。到目前为止已影响了五千多所学校和一百多万中小学生,学生上课全部免费,这些课程已经列入日常课程表,来自各大城市优质特级教师在互联网上直播授课。通过沪江平台输出、共享、让教育变得更公平,让边远地区的孩子们也能学习到像样的美术课、音乐课等。除了针对中小学学生,还开展了青年教师培养计划,简称“青椒计划”,是针对边远地区的青年教师的培训。到目前为止有数万的中小学老师通过互联网参与了培训。沪江也正探寻更多合作以进一步扩展该业务。

 

沪江组织结构

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组织结构对于一个企业的发展有很大影响,上图是沪江矩阵式组织结构图,横线是职能部门,由行政,人力资源,财务等组成。纵线是主要的业务部门,包括沪江网校、CCtalk以及公共业务等。PMO是集团与横线部门,如人事、财务并列的一个部门,整个PMO的运作的框架包括纵线和横线项目经理两类。纵线项目经理在产品线负责产品线的项目,同时会向PMO进行汇报,按PMO项目管理规则执行项目管理工作。横向项目经理在横线职能层面,关注于组织与客户,跨部门,集团与子公司等的整体业务目标相联系的项目或子项目之间的协调计划、优先级和执行情况。

 

沪江PMO的里程碑

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沪江PMO最早可以追溯到2014年。由于当时用户数量和员工数量快速增长导致沟通、协作更加复杂,因此成立了基础事业群项目部。经过两年的发展,在集团架构调整,成立集团PMO,并成为集团一级部门。


之所以在2016年能成立并给予集团PMO那么大的职责,也反映了管理层对PMO价值的认可。

 

沪江PMO的职责

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PMO在每个企业里的职责可能因企业的环境不同而有所差别。目前沪江PMO主要职责是四个方面:

一个是标准,主要职责是项目管理标准和流程制度建设,整个沪江项目管理要遵从PMO推出的项目管理规范,包括立项、结项等流程。

二是执行,主要职责是项目过程监控,培训知识传递。

三是知识库,包含最佳实践沉淀,来指导团队的成长。组织过程资产包含项目管理规范,而且远不只项目管理规范。沪江到目前发布了超过60份规范,如信息规范,IT规范,内容规范,员工行为规范等,所有规范又有一个统一的标准流程,就是组织过程资产下的过程改进规范,其中PMO就是对流程进行规范化的主要部门,我们PMO汇总各部门规范,通过正规流程定义其在企业里如何有效实施。

最后是工具,主要职责是统一协作平台和数据统计分析,包括统一思想,统一工具,定期统计项目数据,发现趋势,发现问题,分析根本原因并做相应改进。

 

沪江PMO的管理项目范围

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图中列举的项目范围是与软件研发类相关的,共五个方面,

一是基础架构,比如用户管理、消息中心、DevOps、风控系统等等。

二是学习系统,包括课件系统、智能题库、学习工具、直播引擎等等。

三是自营课程,包括应用研发、用户增长、教学教研、服务能力等。

四是教育平台,包括应用研发、网师服务、社群运营、商业运作等。

最后是BI&AI (商业智能Business Intelligence和人工智能Artificial Intelligence),沪江有人工智能实验室,是研究AI和教育如何结合的部门,涉及大数据分析、用户画像、自动检测、自动识别、自动测试等项目。


除此软件研发类项目之外,沪江还有课程研发项目,这属于教学教育能力,是如何做出一门优质课程的能力,作为项目去立项实践,通过不断交付优质课程,实现标准化。同时企业在发展阶段有很多日常事务,如合规性,也很重要。沪江通过PMO发布规范宣传,将规章制度分等级,以项目形式组织人力资源、财务部、公关部、行政部去实施。

 

沪江PMO团队管理


团队特征

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人格测试模型


通过如上人格测试模型(DISC模型)去了解整个团队状况,检验结果是有2/3成员落在SC区间,特征是稳健型和谨慎型,这也与现在部门支持和服务型的特点相吻合。1/3是落在其他项,表明还有一些成员有其他素质和特点,通过测试分析可以参考给成员安排相应的工作,更便于工作的开展。

 

OKR

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对于一个部门的管理,目标管理很重要,沪江通过每个季度的OKR(Objectives and Key Results,目标与关键成果法)做目标管理,图中列举了PMO OKR的4个主要方面,在具体的量化指标中,能数字化的都已经被数字化了,包括考核基准。比如要提升PMO企业内外影响力,会对每个季度进行内外部分享的次数、级别、规模、总结文章等做出要求,这些指标会作为未来考核的参考依据。再比如,重点项目监控力,理论上所有项目都是被100%监控,但在项目多,人手有限的情况下无法面面俱到,只能抓重点。可能监控力只能达到90%,通过对应的政策区分哪些项目是重点项目,以及如何监控达到90%。

  

集中学习

在互联网行业里,项目经理不仅仅要有专业能力,要想成为优秀的项目经理,还要不断的学习,大部分学习是其他领域知识,非项目管理知识。


交流与分享

通过内外部开放式的分享交流,筛选并集中学习,分析,分享,交流。包括工作中的瓶颈,与专家的交流,通过分享交流寻找解决和对应的方案。


团队建设

团队建设形式很多,但不可流于形式。我们的经验是要让成员有参与感,充分发挥伙伴们的积极主动性,会有更好的效果。



团队管理愿景

“沪江PMO应该是一个有活力有创新精神的学习型组织,是一群志同道合敢担当的人,为促进企业变革并推动企业战略实施,为赋能团队并持续创造价值,为组织效能提升并培养优秀的产品型项目经理或改进型教练而不懈努力。”

 

项目管理


项目分级管理

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沪江有很多项目,通过简单分级管理方法来管理每个项目,通过定义规模和优先级来判断项目的重要度。优先级分为四个种类、分别定义为从P1至P4四个级别、以及对应相应的裁剪标准,裁剪标准根据项目级别来区分;项目级别是根据项目规模、参与人数、周期、复杂度(技术复杂度和业务复杂度)、以及跨部门等5个维度来定义的,共定义为ABCD四个级别。在以上分级管理的框架下,对一个重要项目要监管它的六个方面:立项、结项、变更,准入、准出(即项目提交及发布的时候要求的项目质量)以及价值验证,通过数据验证目标是否达成。


跨部门项目管理

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跨部门项目管理关系图


通过系统的方式处理跨部门的项目管理,让信息流动起来是重点。

 

项目管理之数据驱动

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Report数据标签


沪江每月会出整体项目管理报告,整理汇总了抽查项目必要的监控数据。例如项目缺陷数、发布数、人均代码行数、安全漏洞等,通过分析、报告沪江大部分项目趋势,可以发现未来可能出现的问题,并进行过程改进。

 

项目管理之培训体系

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每个公司都有成长体系或能力模型,沪江当然也有能力模型。PMO的作用是把项目管理领域里的所有知识与能力融入到L1、L2、L3等不同层级员工的能力模型中去,寻找共同点,获得大家认可并提供相应的培训。

 

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例如:图中的M1、M2、P7是未来可能成长为管理者的人群,我们对这一群人进行重点关注,对此进行培训课程设计,帮助这些同事快速成长。

 

组织流程及规范

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培训之后要把培训内容落实到具体部门工作中,深入团队持续的岗位辅导更加重要。PMO在整个沪江规范发布过程中处于关键的位置,所有部门只要发布规范首先提交至PMO进行初审。虚拟组织EPG(过程改进组,主要成员为公司管理层)终审签字批准后通过PMO部门邮箱发给所有员工,然后放进组织过程资产中,持续落地,监控,执行。

 

环境与定位


环境

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互联网环境是一个快速发展的环境,教育则周期较长,难度较大,做互联网教育既是机遇亦是挑战。互联网可以拓展时间和空间,让学习更简单便捷,借助互联网让更多的人接收到更优质的教育,让教育变得更公平。

  

定位

PMO在这种环境下,持续做有价值的事情。沪江对PMO和项目经理有一个简单的定位,希望PMO能推动变革,规范流程,培养项目人才和影响组织行为。项目经理要拥抱变化,融入团队,整合资源,交付成功。PMO要创新、要与时俱进,PM是要开拓,要不断的冲破现在的组织形态,做出有价值有意义的事情。

 

思路——如何做有价值的事情

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以价值为中心,有几个方面的问题需要更多的关注。比如财务,关心项目成本,关心投入和收入,所以与财务相关的问题要关注。比如运营,因为所服务的是众多用户,用户的满意度是项目关心的重点问题,通过项目解决运营中的问题是很好的途径。比如员工,人员之间的协作在企业发展中非常重要,所以员工效率如何提升也是有价值的事情。再比如行业,要关注行业竞争生态,关注优势劣汰,然后去施加影响。


最后建立项目管理文化。文化会潜移默化影响组织发展。沪江PMO创建了一个企业微信平台,我们将其命名为“协作者”。通过该平台推广与管理和效率等相关的文章或者经验,去影响团队成员,包括管理层。

PMI(中国)社区已经连续两年走进企业活动在沪江顺利召开,沪上知名项目管理专家及社区志愿者们与沪江项目经理们共聚一堂,探讨了项目管理的最新趋势与最佳实践。活动加强了沪江与PMI(中国)社区的伙伴们持续深入的沟通学习,为业内项目经理,PMP®、PMI-ACP®、PMI-PBA®等PMI认证人士,社区志愿者们和企业的互动创立了非常好的模式,搭建了相互沟通的桥梁,期待后续更加精彩的活动和学习。


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主讲人:马荣磊先生,沪江集团PMO总监

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